「Google翻訳に社内文書を貼り付けても大丈夫？」——多くの企業で一度は出る疑問です。 結論から言うと、機密文書を無料の翻訳ツールに入力するのは情報漏洩のリスクがあります。 本記事では、具体的に何が起きるのか、そして社内文書を安全に翻訳するための対策を解説します。
Google翻訳に入力したテキストはどうなるのか
入力したテキストはサーバーに送信され、翻訳処理されます。サービスやプランによっては、 品質改善や機能開発のためにデータが一定期間保存・利用される場合があります。 重要なのは、一度送信した情報の扱いを利用者側で完全にコントロールできないという点です。 契約書・人事評価・財務データなど、第三者に知られてはいけない情報では、これが現実的なリスクになります。
情報漏洩につながる3つのパターン
1. 学習・改善への利用
送信テキストがモデル改善に使われると、内容が間接的に外部へ影響する可能性が残ります。
2. ログの保存
デバッグや品質改善のため翻訳ログが保存され、保存期間やアクセス権限が不透明な場合があります。
3. 社員の個人判断
「便利だから」と個人アカウントで機密文書を翻訳してしまうシャドーITが、最も多い実際の漏洩経路です。
社内文書を安全に翻訳する対策
- 学習利用なしを明記したサービス（有料・法人向け）を使う。
- 保存期間と削除のポリシーが明確なツールを選ぶ。
- 法人契約・DPAを結べる事業者を選ぶ。
- 無料ツールの私的利用を社内ルールで禁止し、承認済みの安全なツールを用意する。
「禁止」ではなく「安全な代替」を用意する
無料翻訳を禁止するだけでは、結局こっそり使われてシャドーITが残ります。重要なのは、同じくらい便利で、かつ安全な代替手段を社員に渡すことです。 BizHonyakuは、送信データを学習に使わず、ビジネス文書と敬語に最適化された翻訳を提供します。 「Google翻訳は使わないで」ではなく「こっちを使って」と言える環境を作れます。